密集架需经国家有关部门认定，是由一套管理软件进行控制管理。从而可以实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集架内温湿度的管理控制。
在档案录入完成以后，会自动的生成识别码而且会自动的打印出来条形码，在其上架的过程当中，可以实现很多份的档案在同一个密集架通道上面的读取。而且计算机会自动索引文件，使得档案存取更加的方便，简单，快捷，有效。在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。
无论是智能（手电动）密集架或者是纯手动密集架，都可以为我们的工作提供很大的帮助，从而提高效率
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